Briefvordrucke und -vorlagen nach DIN 5008

Die Spezifikationen für Briefvordrucke und -vorlagen sind Bestandteil der im April 2011 veröffentlichten Neufassung von DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung, DIN 5008:2011-4). Die ältere Norm DIN 676 (Geschäftsbriefe – Einzelvordrucke und Endlosvordrucke) ist nicht mehr gültig. DIN 5008:2011-4 bringt eine Reihe kleiner Änderungen, aber keine grundlegenden Neuerungen gegenüber DIN 676.

Briefvordrucke und -vorlagen nach DIN 5008 haben das Format A4 (210 mm × 297 mm). Es gibt zwei grundlegende Varianten: Form A (hochgestelltes Anschriftfeld) und Form B (tiefgestelltes Anschriftfeld). Die Maße in der folgenden Skizze sind in Millimeter angegeben. Soweit sie nicht mit A oder B gekennzeichnet sind, gelten sie für beide Formen.

Briefvorlage nach DIN 5008:2011-4 mit Informationsblock

Bei Form A steht ein 27 mm hoher Streifen am oberen Blattrand für die Gestaltung des Briefkopfs zur Verfügung. Bei Form B ist dieser Raum 45 mm hoch. Die meisten Briefvordrucke und -vorlagen entsprechen Form B; Vordrucke und Vorlagen nach Form A werden vor allem von Behörden verwendet.

Im 5 mm hohen Feld für die Rücksendeangabe steht die Postanschrift des Absenders einzeilig in der Schriftgröße 8 pt. In Ausnahmefällen kann eine kleinere Schrift verwendet werden, mindestens aber 6 pt.

Das 40 mm hohe Anschriftfeld ist unterteilt in die 12,7 mm hohe Zusatz- und Vermerkzone und die 27,3 mm hohe Anschriftzone. Zusatz- und Vermerkzone sowie Feld für Rücksendeangabe können zur 17,7 mm hohen Zusatz- und Vermerkzone mit integrierter Rücksendeangabe zusammengefasst werden.

Der Informationsblock rechts vom Anschriftfeld enthält Bezugsangaben (Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom), Namen, Kommunikationsmöglichkeiten (Telefon, Telefax, E-Mail) und Datum. Zwischen Bezugsangaben und Namen sowie zwischen Kommunikationsmöglichkeiten und Datum ist jeweils eine Leerzeile vorzusehen. Der Kommunikationsblock kann variiert (z. B. Ihre Gespächspartnerin anstelle von Name), um weitere Angaben (z. B. Abteilung) ergänzt und frei gestaltet werden.

Zu den Geschäftsangaben am Fuß des Briefvordrucks gehören Angaben über Geschäftsräume, Hauptanschlüsse aller Kommunikationsmittel und Kontoverbindungen, bei Kapitalgesellschaften außerdem Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, Registergericht und Handelsregisternummer, ggf. Name der/des Aufsichtsratsvorsitzenden, Namen der/des Vorstandsvorsitzenden und aller Vorstandsmitglieder bzw. aller Geschäftsführer(innen). Wenn Briefvordrucke oder -vorlagen auch für Rechnungen verwendet werden, sind außerdem Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben. Die Höhe dieses Felds ergibt sich aus dem Raumbedarf.

Falzmarken und Lochmarke sind feine Linien; DIN 5008 bestimmt nur Ihre Positionen, aber weder Stärke noch Breite.

Anstelle des Informationsblocks rechts vom Anschriftfeld ist auch die traditionelle Anordnung mit Bezugszeichenzeile (Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom; Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom; Telefon, Name; Datum) und Kommunikationszeile (Telefax, E-Mail) möglich. Die folgende Skizze zeigt die Unterschiede zur Form mit Informationsblock.

Briefvorlage mit Bezugszeichenzeile

Die vier möglichen Varianten haben folgende Kurzbezeichnungen: