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Briefvordrucke und -vorlagen nach DIN 5008

Die Spezifikationen für Briefvordrucke und -vorlagen sind Bestandteil der Norm DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung). Die aktuelle Fassung dieser Norm wurde im März 2020 veröffentlicht (DIN 5008:2020-03). Auf die Änderungen gegenüber der älteren Fassung (DIN 5008:2011-4) gehe ich am Ende dieses Beitrags ein.

Briefvordrucke und -vorlagen nach DIN 5008 haben das Format A4 (210 mm × 297 mm). Es gibt zwei grundlegende Varianten: Form A (hochgestelltes Anschriftfeld) und Form B (tiefgestelltes Anschriftfeld). Die Maße in der folgenden Skizze sind in Millimeter angegeben. Soweit sie nicht mit A oder B gekennzeichnet sind, gelten sie für beide Formen.

Briefvorlage nach DIN 5008:2020

Bei Form A steht ein 27 mm hoher Streifen am oberen Blattrand für die Gestaltung des Briefkopfs zur Verfügung. Bei Form B ist dieser Raum 45 mm hoch.

Das 45 mm hohe Anschriftfeld besteht aus der 17,7 mm hohen Zusatz- und Vermerkzone mit integrierter Rücksendeangabe und der 27,3 mm hohen Anschriftzone. In die Zusatz- und Vermerkzone mit integrierter Rücksendeangabe passen maximal fünf Zeilen mit 10 pt Zeilenabstand, in die Anschriftzone sechs Zeilen mit 12 pt Zeilenbstand.

In der Zusatz- und Vermerkzone mit integrierter Rücksendeangabe steht die Postanschrift des Absenders einzeilig in der Schriftgröße 8 pt. In Ausnahmefällen kann eine kleinere Schrift verwendet werden, mindestens aber 6 pt. Darunter folgen ggf. Zusätze und Vermerke, also Vorausverfügungen (z.B. »Nicht nachsenden!«) und Angaben zu Sendungsart oder Zusatzleistungen (z.B. »Warensendung«, »Einschreiben«).

Der Informationsblock rechts vom Anschriftfeld enthält Bezugsangaben (Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom), Namen, Kommunikationsmöglichkeiten (Telefon, Telefax, E-Mail) und Datum. Zwischen Bezugsangaben und Namen sowie zwischen Kommunikationsmöglichkeiten und Datum ist jeweils eine Leerzeile vorzusehen. Der Informationsblock kann variiert, um weitere Angaben ergänzt und frei gestaltet werden.

Zu den Geschäftsangaben am Fuß des Briefvordrucks gehören Angaben über Geschäftsräume, Hauptanschlüsse aller Kommunikationsmittel und die Kontoverbindungen, bei Kapitalgesellschaften außerdem Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, Registergericht und Handelsregisternummer, ggf. Name der/des Aufsichtsratsvorsitzenden, Namen der/des Vorstandsvorsitzenden und aller Vorstandsmitglieder bzw. aller Geschäftsführer(innen). Wenn Briefvordrucke oder -vorlagen auch für Rechnungen verwendet werden, sind außerdem Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben. Die Höhe dieses Felds ergibt sich aus dem Raumbedarf.

Falzmarken und Lochmarke sind feine Linien; DIN 5008 bestimmt nur Ihre Positionen, aber weder Stärke noch Breite.

Der Zeilenanfang aller Textelemente (Rücksendeangabe, Zusätze und Vermerke, Anschrift, Betreff, Anrede, Brieftext) liegt 25 mm von der linken Blattkante. Das Zeilenende liegt maximal 200 mm von der linken Blattkante (Zeilenbreite 175 mm, rechter Rand 10 mm). Empfohlen wird ein Zeilenende 190 mm von der linken Blattkante (Zeilenbreite 165 mm, rechter Rand 20 mm).

Gegenüber der alten Fassung von 2011 bringt die aktuelle Norm im Wesentlichen zwei Änderungen:
(1) Die Unterteilung in ein 5 mm hohes Feld für die Rücksendeangabe und eine 12,7 mm hohe Zusatz- und Vermerkzone ist in der Neufassung entfallen.
(2) Als Alternative zum Informationsblock gab es in DIN 5008:2011-4 noch die traditionelle Anordnung dieser Informationen in einer Kommunikationszeile rechts vom Anschriftfeld und einer Bezugszeichenzeile unterhalb des Anschrittfelds. Diese Form ist in der aktuellen Fassung der Norm nicht mehr enthalten.